智能檔案管理系統(tǒng)采用先進的RFID自動識別技術(shù)和計算機軟件技術(shù)，以RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還記錄，利用手持掃描設(shè)備等RFID讀寫設(shè)備，與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，可以實現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。其主要功能模塊如下：
該方案中主要硬件設(shè)備由天線、閱讀器、手持機和標(biāo)簽以及應(yīng)用服務(wù)器及客戶端。
檔案標(biāo)簽上儲存的信息項包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。
庫位標(biāo)簽上儲存的信息項包括：儲位類型、儲位編號、存放的檔案編號區(qū)間及數(shù)量。
在檔案室出入口安裝閱讀器，設(shè)備的正常工作需外接電源適配器，并有局域網(wǎng)或無線局域網(wǎng)覆蓋，以進行數(shù)據(jù)傳輸。將RFID標(biāo)簽閱讀器RJ45口與電腦網(wǎng)口相連接，從而可將RFID標(biāo)簽閱讀器讀取的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)或無線網(wǎng)絡(luò)的方式傳回服務(wù)器。
通過手持PDA進行檔案的盤點、查詢等通能。將掃描到的檔案相關(guān)信息以及相應(yīng)的儲位信息收集后，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對。
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